2日前に張り切って論文提出したものの、出版社のEditorial Officeから提出物に不足があるということで差し戻し。詰めが甘い私。。あとは出張前の色々な手続きについて記録。
投稿論文の不備
木曜日の朝7時に提出し、18時過ぎにメールを受け取った。こんなに早くに返ってくるとはきっと書類不備だなと思ったら案の定。不足していたのは“Compliance with Ethical Standards”に関する情報。ちゃんとガイドラインを読んでいたはずだが見落としていたようだ。ちなみにガイドラインはPDFにして64ページ分。長い。共著者である指導教官2人も提出前に何も言わなかった（ちゃんと見てくれていない？）。以下の3点について追加で書面をアップロードするようにと言う指示。
- Disclosure of potential conflicts of interest
- Research involving Human Participants and/or Animals
- Informed consent
何もかもが初めてなので良く分からないが、とにかく急いでネットで調べて、大体こんな感じかな、という文書を作って、夜の9時に指導教官に送付。指導教官は火曜日から木曜日の3日間だけしか働いていないので、木曜日の夜にメールを送ると、次返事が来るのは翌週の火曜日だろう。タイミング悪い。
と思っていたら、休みを返上して金曜日の午前中に返事が来ていた。自分が過去に送った文章を添付して。それを見ながら書き直して、金曜日の午前中に無事出版社の投稿プラットフォームに再度アップ。これで大丈夫かな。カバーレターよりもこっちの方が必須情報だった。
日本＆アメリカ出張準備
次に、7月下旬から8月上旬にかけての日本とアメリカへの学会はしご出張について、最近の準備状況。今回書くのはプレゼンとかコンテンツについてではなく、主に事務手続き（ペーパーワーク）について。
①大学への出張申請
PhDやリサーチマスターが国内外でデータ収集や学会参加のために出張を行う際、大学に届け出が必要になる。扱いはほぼ教授などのスタッフと同じだが、学生については出張をStudy awayというらしい。出張の6週間前までに申請が必要。かなり詳しい情報を色々と記入しなくてはならないので面倒ではあるが、大きなメリットは大学が保険をカバーしてくれること。つまり自分で海外渡航用の保険に入る必要がない。
保険の詳細は外部には開示されていない情報なのであまり詳しく書けないが、医療費や病気やケガによる移動費用はUnlimitedでカバー、災害や政治的混乱による国外退避の費用もカバー、パソコンを含む荷物の盗難や故障の補償もついてくる。かなり恵まれたプラン。出張として捉えれば当たり前かもしれないが。
出張に対する承認を受けるために、改めて詳しいItineraryを作成。費用の出元（全額、学科からのAwardでカバー）、緊急時連絡先などの情報を提出。申請はオンラインシステムで行うようになっていて、どうやら私が申請ボタンを押した後、情報が指導教官にとんでいくらしい。私が申請した時、指導教官はシドニーで休暇中だったが、その日中に「承認しておいたからね」とメールあり。ありがたい。そして2日後には大学から出張許可が下りた。日本もアメリカもオーストラリア政府の設定したリスクレベルが２であり、ほぼリスクがない国としてのカテゴリーだから、何の問題もなかったみたい。学生の学会発表の出張がこんなにすんなり認められるのだから、大学関連の出張規制は元に戻ったと考えて良いのかもしれない。
②フライトの調整
私は今回の出張に伴うフライトを3月下旬にJALのサイトから予約。メルボルン-東京-シアトル‐東京-メルボルンという4つの国際フライトで、税金や燃料費含んでトータル20万円という何故だか格安のJAL。しかし予約したのは良いものの、その1か月後の4月下旬に、メルボルン-東京のフライトが運休との連絡。予約時は毎日飛んでいるスケジュールだったが、7月のフライトスケジュールが確定した4月下旬の時点で、メルボルン-東京の直行便が週2に減便。JALからのメールには、フライトが近い人から順に代替便の案内をする、と書かれていたので待ってたが、一向に連絡がこない。もうすぐフライトまで1か月を切るので、さすがに不安になってきて、JALに電話してみることにした。
電話の結果、私のフライトの代替便はまだ決まっていないことが発覚。電話口で金曜日のフライトを火曜日か土曜日なら取り直しできます、と言われた。もともと学会が土曜日にあるので、金曜の深夜にメル発、金曜朝に東京に着くフライトを予約していた。火曜日では早すぎるし土曜日では遅すぎる、と言ったところ、（しぶしぶ？）どこかで乗り換えるフライトを案内してくれることに。調べてもらったところ、シンガポール乗り継ぎかシドニー乗り継ぎになるとのこと。コロナによる色々なルールが国によって違うことを踏まえると、シンガポール乗り継ぎはリスクがあるので、同じオーストラリア国内であるシドニーにしてもらった。追加のメルボルン-シドニー間の国内線（カンタス）はJALが負担。しかし、フライトスケジュールの都合でシドニーで一泊する必要があり、そのホテル代はJALは持てないとのこと。
いつもの私なら交渉する場面だけど、まあもともと格安のチケットだし、コロナで航空会社も大変だろうから、ホテル代くらいいいか（どうせ大学から費用が出るので）と引き下がった。JALとの電話の直後に、シドニーの空港の近くのホテルを予約。これで一安心。でも今の段階で自分からJALに電話していなかったら、最悪どうなっていたんだろうと考えるとちょっと怖い。あまりのんびりしすぎも良くない。
③アメリカの学会にワクチン接種証明提出
時系列的には少し前の話になるが、アメリカで参加する学会（AoM）の事務局から、学会にIn personで参加する人は、ワクチンの接種証明を提出すること（できない人は直前にPCR検査の陰性証明の提出）という連絡が来ていた。忘れないうちにと思って、オーストラリア政府が発行している証明書を送って、無事承認された。こういう時、英語圏は証明書がそのまま使えて楽。ちなみに、日本はワクチン接種について、欧米よりも個人の意思を尊重している国だからか、同時期に参加する日本の学会からは特に何も要求されていない。その代わり、日本入国時にPCR検査の陰性証明の提出が必要。
ESTAが切れていたので申請。手続きは一瞬で終わる。日本人は色々な国に簡単に渡航できる。日本人で良かったと思う瞬間。
⑤名刺の準備
日本の学会からプログラムが送られてきて気が付いたが、1日目の後の懇親会がキャンセルとなり、その代わりに名刺交換の時間を取ります、と書かれていた。私は博士課程学生としての名刺を持っていない。このご時世、勝手に大学のロゴを使って名刺を印刷するのも良くないだろうと思い、大学の印刷センターに問い合わせてみたら、学生から直接オーダーは受け付けておらず、学部や学科から注文を入れないとダメとのこと。間に合うか心配だが、とりあえず指導教官に聞いてみることに。指導教官が休みの時に急ぎではないメールを送るのは気が引けるので、来週火曜日の朝8時にメールが行くように、メールを予約送信しておいた。
私の勝手な予想だが、アメリカやオーストラリアでは名刺交換の文化はほぼ消滅しているような気がする。プロフェッショナルな場面で出会った人とはLinkedInでつながるイメージ。だからアメリカの学会を主に準備をしていた私は名刺のことは特に考えていなかったが、日本の学会に出て、名刺交換をする時間に名刺を持ち合わせていたなったら良くないかも、と日本の学会のために名刺を作ることにした。納期間に合うかな…。
とこんな感じで出張に向けた準備を進めている。来週から1週間休暇。その後、急いで2つのプレゼンの準備をする予定。無事に行けることを祈って。
